Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI PLATFORMY INNOVATEAD

Data wejścia w życie: [●]
Wersja: 1.0
Status: wersja robocza do weryfikacji prawnej

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy InnovateAd dostępnej pod adresem:

https://innovatead.pl

oraz jej subdomenami, w szczególności:

https://app.innovatead.pl

InnovateAd jest platformą internetową typu SaaS przeznaczoną dla klientów biznesowych, w szczególności domów mediowych, agencji reklamowych, agencji marketingowych, zespołów marketingu, media plannerów i innych profesjonalnych użytkowników rynku reklamy internetowej.

Platforma umożliwia w szczególności przeglądanie bazy wydawców i formatów reklamowych, porównywanie specyfikacji, tworzenie propozycji, generowanie dokumentów PDF, korzystanie z dashboardu, workspace’ów oraz innych funkcji wspierających pracę nad planowaniem kampanii reklamowych.

Niniejsza Polityka prywatności ma charakter informacyjny i powinna być czytana razem z Regulaminem Platformy InnovateAd, Polityką cookies, Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz Listą podprocesorów, jeżeli mają zastosowanie.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

[pełna nazwa działalności gospodarczej / spółki]
NIP: [●]
REGON: [●]
Adres: [●]
E-mail kontaktowy: kontakt@innovatead.pl
E-mail w sprawach prywatności i RODO: kontakt@innovatead.pl

dalej jako: „Operator” albo „InnovateAd”.

Na późniejszym etapie operatorem Platformy może zostać spółka prawa handlowego lub inny podmiot kontynuujący działalność InnovateAd. W przypadku takiej zmiany użytkownicy i klienci zostaną poinformowani poprzez aktualizację niniejszej Polityki prywatności lub w inny odpowiedni sposób.

3. Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Operatorem:

e-mailowo: kontakt@innovatead.pl
pisemnie: [adres siedziby]
przez formularz kontaktowy dostępny na stronie InnovateAd, jeżeli jest dostępny.

Operator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Jeżeli Inspektor Ochrony Danych zostanie wyznaczony w przyszłości, jego dane kontaktowe zostaną wskazane w niniejszej Polityce prywatności.

4. Role InnovateAd w przetwarzaniu danych

InnovateAd może występować w dwóch rolach:

1. Jako administrator danych — w zakresie danych przetwarzanych na własne potrzeby, w szczególności danych klientów B2B, danych osób kontaktowych, danych użytkowników kont, danych do faktur, danych rozliczeniowych, danych technicznych i bezpieczeństwa, danych marketingowych, danych z formularzy kontaktowych oraz danych związanych z obsługą Platformy.
2. Jako podmiot przetwarzający — w zakresie danych osobowych przetwarzanych w imieniu klienta B2B, jeżeli klient wprowadza do Platformy dane, których jest administratorem, np. dane użytkowników swojej organizacji, dane klientów końcowych w nazwach projektów, komentarzach, workspace’ach, PDF-ach, propozycjach lub innych materiałach.

Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych są określone w Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieranej lub akceptowanej przez klienta B2B.

5. Kategorie osób, których dane mogą być przetwarzane

InnovateAd może przetwarzać dane dotyczące następujących kategorii osób:

1. właścicieli, członków zarządu, managerów, pracowników i współpracowników klientów B2B;
2. osób kontaktowych po stronie klientów B2B;
3. użytkowników kont w Platformie;
4. administratorów organizacji klientów;
5. użytkowników zaproszonych do workspace’ów;
6. osób kontaktujących się z InnovateAd przez formularz, e-mail, telefon lub inne kanały;
7. osób, do których InnovateAd kieruje komunikację handlową lub marketingową B2B;
8. przedstawicieli wydawców i właścicieli mediów;
9. osób wskazanych w publicznych źródłach jako osoby kontaktowe po stronie wydawców lub partnerów biznesowych;
10. osób wskazanych w dokumentach, PDF-ach, komentarzach, projektach lub workspace’ach utworzonych przez klientów;
11. osób reprezentujących dostawców, podwykonawców, księgowość, doradców lub partnerów Operatora;
12. administratorów, pracowników i współpracowników Operatora.

6. Dane klientów B2B i organizacji

W związku z zawarciem i wykonywaniem umowy z klientem B2B InnovateAd może przetwarzać:

1. nazwę firmy;
2. NIP;
3. REGON;
4. adres siedziby;
5. dane do faktury;
6. dane osoby reprezentującej klienta;
7. dane osoby kontaktowej;
8. adres e-mail osoby kontaktowej;
9. numer telefonu osoby kontaktowej;
10. stanowisko lub rola osoby kontaktowej;
11. nazwę organizacji w Platformie;
12. plan subskrypcji;
13. liczbę użytkowników;
14. historię płatności i faktur;
15. historię korespondencji;
16. informacje o wdrożeniu, konfiguracji, wsparciu i obsłudze klienta.

Cele przetwarzania:

1. zawarcie i wykonanie umowy;
2. utworzenie i obsługa organizacji klienta;
3. wystawianie faktur;
4. prowadzenie rozliczeń;
5. kontakt techniczny, organizacyjny, handlowy i prawny;
6. obsługa zgłoszeń, reklamacji i zapytań;
7. dochodzenie lub obrona roszczeń;
8. prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej;
9. zapewnienie bezpieczeństwa Platformy;
10. rozwój i poprawa jakości usług.

Podstawy prawne przetwarzania:

1. wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem;
2. obowiązek prawny, w szczególności obowiązki podatkowe i księgowe;
3. prawnie uzasadniony interes Operatora, obejmujący obsługę klientów B2B, komunikację, bezpieczeństwo, rozwój usługi oraz dochodzenie lub obronę roszczeń.

7. Dane użytkowników Platformy

W związku z korzystaniem z Platformy przez użytkowników InnovateAd może przetwarzać:

1. imię i nazwisko;
2. adres e-mail;
3. numer telefonu, jeżeli został podany;
4. nazwę firmy lub organizacji;
5. rolę w organizacji;
6. stanowisko;
7. identyfikator konta;
8. dane logowania;
9. hasło w formie zabezpieczonego skrótu kryptograficznego, jeżeli logowanie odbywa się za pomocą hasła;
10. dane z Microsoft Entra ID External lub innego dostawcy tożsamości, jeżeli logowanie odbywa się przez taki system;
11. historię logowania;
12. adres IP;
13. dane przeglądarki i urządzenia;
14. dane sesji;
15. ustawienia konta;
16. role i uprawnienia;
17. aktywność w Platformie;
18. informacje o działaniach wykonanych w Platformie;
19. informacje o wygenerowanych PDF-ach;
20. informacje o korzystaniu z workspace’ów;
21. dane techniczne i diagnostyczne.

Cele przetwarzania:

1. utworzenie i obsługa konta;
2. umożliwienie logowania;
3. zarządzanie dostępem i uprawnieniami;
4. zapewnienie bezpieczeństwa Platformy;
5. zapobieganie nadużyciom;
6. obsługa workspace’ów;
7. generowanie i przechowywanie PDF-ów;
8. prowadzenie logów technicznych;
9. diagnostyka błędów;
10. wsparcie techniczne;
11. rozwój Platformy;
12. dochodzenie lub obrona roszczeń.

W zależności od kontekstu InnovateAd może przetwarzać te dane jako administrator albo jako podmiot przetwarzający działający w imieniu klienta B2B.

8. Dane wprowadzane przez klientów do Platformy

Klienci i użytkownicy mogą wprowadzać do Platformy różne dane i materiały, w szczególności:

1. nazwy projektów;
2. nazwy klientów końcowych;
3. nazwy kampanii;
4. komentarze do specyfikacji;
5. założenia mediowe;
6. informacje o budżetach, terminach lub planach kampanii;
7. własne notatki;
8. materiały dodawane do workspace’ów;
9. pliki lub treści wykorzystywane przy generowaniu PDF-ów;
10. dane użytkowników zaproszonych do współpracy;
11. inne dane wprowadzone przez klienta lub użytkowników.

Klient powinien unikać wprowadzania do Platformy danych osobowych, które nie są potrzebne do korzystania z usługi. Jeżeli klient wprowadza dane osobowe osób trzecich, powinien posiadać odpowiednią podstawę prawną oraz spełnić wobec tych osób obowiązki informacyjne, jeżeli jest to wymagane.

InnovateAd może przetwarzać takie dane jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta, jeżeli klient decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania.

9. PDF-y, workspace’y i propozycje

W związku z funkcją generowania PDF-ów, tworzenia propozycji i korzystania z workspace’ów InnovateAd może przetwarzać:

1. dane użytkownika tworzącego PDF lub projekt;
2. datę i godzinę utworzenia dokumentu;
3. nazwę pliku;
4. wybrane formaty reklamowe;
5. komentarze użytkownika;
6. dane organizacji;
7. dane klienta końcowego, jeżeli użytkownik je wprowadzi;
8. historię zmian, jeżeli funkcja jest dostępna;
9. informacje o udostępnieniu dokumentu innym użytkownikom;
10. dane techniczne związane z wygenerowaniem lub pobraniem pliku.
11. treść wiadomości wymienianych w czacie workspace’u wraz z identyfikatorem nadawcy i znacznikiem czasu.

Dane te są przetwarzane w celu umożliwienia korzystania z funkcji Platformy, zachowania ciągłości pracy organizacji, zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki błędów oraz obsługi klienta.

10. Dane z formularzy kontaktowych i zapytań

Jeżeli użytkownik korzysta z formularza kontaktowego na stronie InnovateAd albo kontaktuje się z Operatorem e-mailowo, telefonicznie lub przez inny kanał, Operator może przetwarzać:

1. imię i nazwisko;
2. nazwę firmy;
3. stanowisko;
4. adres e-mail;
5. numer telefonu;
6. treść wiadomości;
7. temat zapytania;
8. źródło kontaktu;
9. datę i godzinę kontaktu;
10. historię korespondencji;
11. informacje techniczne związane z wysłaniem formularza.

Cele przetwarzania:

1. obsługa zapytania;
2. przygotowanie oferty;
3. umówienie demo;
4. kontakt sprzedażowy B2B;
5. prowadzenie korespondencji;
6. obsługa relacji z potencjalnym klientem;
7. dochodzenie lub obrona roszczeń;
8. analiza skuteczności działań sprzedażowych i marketingowych.

Podstawą prawną przetwarzania może być wykonanie działań przed zawarciem umowy, prawnie uzasadniony interes Operatora albo zgoda, jeżeli w danym przypadku jest wymagana.

11. Komunikacja marketingowa i handlowa B2B

InnovateAd może kontaktować się z potencjalnymi i obecnymi klientami B2B w celach handlowych, marketingowych, produktowych i informacyjnych, w szczególności w celu:

1. przedstawienia oferty;
2. umówienia demo;
3. przesłania informacji o Platformie;
4. poinformowania o nowych funkcjach;
5. prowadzenia komunikacji posprzedażowej;
6. wysyłki materiałów edukacyjnych;
7. zaproszenia do testów lub programu pilotażowego;
8. przesłania newslettera, jeżeli zostanie uruchomiony.

InnovateAd może wysyłać:

1. wiadomości techniczne;
2. wiadomości onboardingowe;
3. wiadomości produktowe;
4. wiadomości organizacyjne;
5. wiadomości prawne i regulaminowe;
6. wiadomości rozliczeniowe;
7. komunikację marketingową B2B, jeżeli jest to dopuszczalne przez przepisy lub została uzyskana odpowiednia zgoda.

Klient lub użytkownik może zrezygnować z komunikacji marketingowej, zachowując możliwość otrzymywania wiadomości technicznych, prawnych, organizacyjnych i rozliczeniowych dotyczących korzystania z Platformy.

12. Newsletter

Na dzień publikacji niniejszej Polityki prywatności InnovateAd nie prowadzi newslettera. Platforma nie udostępnia formularza zapisu, a Operator nie prowadzi wysyłki masowej o charakterze newsletterowym.

Jeżeli newsletter zostanie uruchomiony, InnovateAd będzie przetwarzać adres e-mail, imię, nazwę firmy, stanowisko oraz informacje o zgodzie i aktywności odbiorcy, w zakresie niezbędnym do wysyłki, obsługi wypisu i analizy skuteczności komunikacji. Polityka zostanie wówczas zaktualizowana, a z newslettera będzie można zrezygnować w każdej chwili.

13. Konto prezentacyjne

InnovateAd może udostępnić konto prezentacyjne w celu pokazania działania Platformy. Konto takie zakłada Operator na wniosek zainteresowanego podmiotu.

Konto prezentacyjne może zawierać dane przykładowe, fikcyjne, testowe lub zmodyfikowane.

Platforma nie usuwa automatycznie danych wprowadzonych na konto prezentacyjne — nie działa żaden mechanizm cyklicznego resetu. Dane pozostają do czasu usunięcia konta przez Operatora. Z tego powodu użytkownik nie powinien wprowadzać na konto prezentacyjne prawdziwych danych osobowych, danych klientów końcowych, informacji poufnych ani danych kampanii.

InnovateAd może przetwarzać dane techniczne korzystania z konta prezentacyjnego, adres e-mail, historię logowania i aktywność w koncie w celu prezentacji Platformy, zapewnienia bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom i kontaktu sprzedażowego B2B.

14. Dane dotyczące wydawców i osób kontaktowych po stronie wydawców

Platforma InnovateAd może zawierać informacje o wydawcach, właścicielach mediów, portalach, serwisach, formatach reklamowych i specyfikacjach.

Dane o wydawcach pozyskiwane są między innymi w drodze automatycznego, cyklicznego pobierania publicznie dostępnych stron internetowych i dokumentów zawierających specyfikacje reklamowe. Operator przechowuje ograniczoną liczbę ostatnich migawek każdego monitorowanego adresu wyłącznie w celu wykrywania zmian w specyfikacjach.

W tym zakresie InnovateAd może przetwarzać:

1. nazwę wydawcy;
2. nazwę firmy;
3. adres strony internetowej;
4. publiczne dane kontaktowe;
5. imię i nazwisko osoby kontaktowej, jeżeli zostało publicznie wskazane lub przekazane Operatorowi;
6. służbowy adres e-mail;
7. służbowy numer telefonu;
8. stanowisko;
9. historię korespondencji;
10. informacje przekazane przez wydawcę.

Dane te mogą pochodzić:

1. bezpośrednio od wydawcy;
2. z publicznych stron internetowych wydawców;
3. z publicznie dostępnych dokumentów, media kitów, PDF-ów, cenników lub specyfikacji;
4. z korespondencji;
5. od klientów lub partnerów biznesowych;
6. z ogólnodostępnych źródeł branżowych.

Cele przetwarzania:

1. prowadzenie bazy wydawców;
2. prezentacja informacji o dostępnych formatach reklamowych;
3. kontakt z wydawcami;
4. weryfikacja i aktualizacja danych;
5. obsługa zgłoszeń błędów;
6. rozwój Platformy;
7. prowadzenie relacji B2B.

Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na prowadzeniu Platformy B2B, organizowaniu informacji branżowych, kontakcie z wydawcami i aktualizacji danych.

15. Faktury i rozliczenia

W związku z rozliczeniami InnovateAd może przetwarzać dane wymagane do wystawiania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej i realizacji obowiązków podatkowych.

System fakturowania i obsługa księgowa: dane podmiotów świadczących te usługi wskazuje Lista podprocesorów.

Dane fakturowe mogą obejmować:

1. nazwę firmy;
2. NIP;
3. adres siedziby;
4. dane osoby kontaktowej;
5. adres e-mail do faktur;
6. numer faktury;
7. kwotę faktury;
8. historię płatności;
9. informacje o planie subskrypcji.

Dane fakturowe i księgowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

16. Hosting i infrastruktura

Platforma InnovateAd jest hostowana w infrastrukturze Microsoft Azure. Warstwa serwerowa — aplikacja, baza danych i pliki — działa w regionie Poland Central. Aplikacje frontendowe działają jako Azure Static Web Apps w regionie West Europe, z globalną siecią dostarczania treści dla plików statycznych.

InnovateAd może korzystać w szczególności z:

1. Azure App Service;
2. Azure Database for PostgreSQL;
3. Azure Blob Storage;
4. Azure Application Insights;
5. Azure SignalR Service;
6. Microsoft Entra ID External;
7. innych usług Azure potrzebnych do działania Platformy.

Dane osobowe przetwarzane w Platformie przechowywane są w regionie Poland Central. Kopie zapasowe produkcyjnej bazy danych wykonywane są w trybie geograficznie nadmiarowym, co oznacza replikację do regionu sparowanego z Poland Central w obrębie Unii Europejskiej, z okresem przechowywania 35 dni.

17. Narzędzia analityczne, monitoring i logi

InnovateAd może przetwarzać dane techniczne i diagnostyczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa, stabilności i rozwoju Platformy.

Dane te mogą obejmować:

1. adres IP;
2. datę i godzinę żądania;
3. adres URL;
4. informacje o przeglądarce;
5. informacje o urządzeniu;
6. identyfikator sesji;
7. identyfikator użytkownika;
8. logi logowania;
9. logi błędów;
10. informacje o czasie odpowiedzi;
11. informacje o użytych funkcjach;
12. informacje o zdarzeniach bezpieczeństwa.

Cele przetwarzania:

1. utrzymanie Platformy;
2. wykrywanie błędów;
3. diagnostyka;
4. przeciwdziałanie nadużyciom;
5. ochrona przed nieuprawnionym dostępem;
6. analiza wydajności;
7. poprawa jakości usługi;
8. rozwój funkcji.

W zakresie monitoringu technicznego InnovateAd korzysta z Azure Application Insights oraz Azure Log Analytics — usług Microsoft Azure, w ramach infrastruktury Operatora.

Odrębnie od monitoringu technicznego InnovateAd prowadzi analitykę produktową, czyli rejestrację zdarzeń opisujących korzystanie z funkcji Platformy przez zalogowanych użytkowników. Rejestrowane są w szczególności: utworzenie i rewizja specyfikacji, dodanie i usunięcie formatu oraz wygenerowanie pliku.

Zapisywany ładunek zdarzenia obejmuje: rodzaj zdarzenia, identyfikator użytkownika, identyfikator sesji, identyfikator organizacji, identyfikatory wydawcy, formatu, specyfikacji i pliku, rolę użytkownika oraz znacznik czasu. Zdarzenia są zatem przypisane do konkretnego użytkownika, a nie wyłącznie zagregowane. Zdarzenia kont administracyjnych Operatora są odfiltrowywane i nie trafiają do analityki.

Celem jest rozwój produktu, przygotowanie zagregowanych zestawień i dashboardów oraz wykrywanie nadużyć. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Operatora polegający na rozwoju i zabezpieczeniu świadczonej usługi.

Zdarzenia analityki produktowej trafiają do Azure Log Analytics w infrastrukturze Operatora, z okresem przechowywania 90 dni, po którym kopia może zostać przeniesiona do archiwum w Azure Blob Storage. Dane te nie są przekazywane poza infrastrukturę Microsoft Azure ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

18. Analityka internetowa

Status wdrożenia Google Analytics: niewdrożone.

InnovateAd nie korzysta z Google Analytics ani z innego zewnętrznego narzędzia analityki internetowej. Strona i aplikacja nie zawierają znaczników pomiarowych podmiotów trzecich, a InnovateAd nie stosuje plików cookies. Jedyną prowadzoną analityką jest analityka produktowa opisana w punkcie poprzedzającym.

Wdrożenie narzędzia analityki internetowej wymagać będzie uprzedniego uruchomienia mechanizmu zgód, jeżeli zgoda będzie wymagana, oraz aktualizacji niniejszej Polityki i Polityki cookies.

19. Narzędzia AI i automatyzacja

Na dzień publikacji niniejszej Polityki prywatności InnovateAd nie korzysta z żadnego dostawcy usług AI ani modeli językowych. Dane użytkowników i dane powierzone przez klientów nie są przekazywane do takich usług. W przyszłości InnovateAd może wdrożyć narzędzia AI lub automatyzacji w celu:

1. przetwarzania publicznie dostępnych danych o formatach reklamowych;
2. ekstrakcji danych z PDF-ów, plików Excel, stron internetowych lub innych źródeł;
3. ujednolicania specyfikacji;
4. wspierania wyszukiwania i klasyfikacji danych;
5. poprawy jakości Platformy;
6. wykrywania błędów lub duplikatów;
7. tworzenia statystyk zagregowanych.

Jeżeli narzędzia AI będą przetwarzać dane osobowe klientów lub użytkowników, InnovateAd zapewni odpowiednią podstawę prawną, zakres informacji w Polityce prywatności, odpowiednie umowy z dostawcami oraz mechanizmy bezpieczeństwa.

Na dzień publikacji niniejszej Polityki prywatności InnovateAd nie wykorzystuje danych użytkowników do podejmowania wobec nich decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływały.

20. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, będących podmiotami przetwarzającymi lub odrębnymi administratorami:

1. Microsoft Ireland Operations Ltd. / Microsoft Corporation — hosting aplikacji, baza danych, przechowywanie plików, magazyn kluczy, komunikacja czasu rzeczywistego, monitoring i logi (Microsoft Azure) oraz uwierzytelnianie użytkowników (Microsoft Entra External ID).
2. Brevo (Sendinblue SAS) — dostawca poczty transakcyjnej, przez którego wysyłane są wiadomości systemowe Platformy oraz zgłoszenia z formularza kontaktowego.
3. Biuro rachunkowe oraz dostawca systemu fakturowania — w zakresie danych rozliczeniowych i faktur.
4. Doradcy prawni, podatkowi i biznesowi — w zakresie niezbędnym do świadczonej pomocy.
5. Organy publiczne — jeżeli obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.

InnovateAd nie korzysta obecnie z dostawców analityki internetowej, narzędzi do zarządzania zgodami cookies, systemów CRM ani narzędzi AI. Jeżeli tacy dostawcy zostaną wdrożeni, zostaną dopisani do niniejszej Polityki i do Listy podprocesorów przed rozpoczęciem przetwarzania.

Aktualna Lista podprocesorów jest udostępniana klientowi na żądanie oraz publikowana pod adresem: https://innovatead.pl/podprocesorzy

21. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

InnovateAd korzysta z usług i infrastruktury zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Serwery, baza danych i pliki znajdują się w regionie Poland Central, a aplikacje frontendowe w regionie West Europe.

Strony InnovateAd nie ładują zasobów z domen podmiotów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego; czcionki i pozostałe zasoby statyczne serwowane są z infrastruktury Operatora.

Dostawcy, z których usług korzysta InnovateAd, mogą jako podmioty należące do grup międzynarodowych zapewniać wsparcie techniczne spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W takich przypadkach transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych lub innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, przewidzianego w umowie z danym dostawcą.

Informacje o lokalizacji danych i ewentualnych transferach wskazuje również Lista podprocesorów.

22. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania. Przyjmowane okresy retencji:

1. dane konta użytkownika — przez okres aktywności konta oraz do 12 miesięcy po jego dezaktywacji, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do rozliczeń, bezpieczeństwa lub obrony roszczeń;
2. konto usunięte z katalogu tożsamości — przez 90 dni obowiązuje okno odzyskania konta, po którym usunięcie w katalogu tożsamości staje się nieodwracalne. Po upływie tego okna codzienny przegląd retencyjny usuwa pliki użytkownika wraz z ich kopiami w magazynie, powiadomienia, sesje i tokeny resetu hasła, a samo konto zostaje nieodwracalnie zanonimizowane: imię, nazwisko, adres e-mail i identyfikator w katalogu tożsamości przestają istnieć. Dokumenty i ustalenia należące do Klienta pozostają, ale nie wskazują już żadnej osoby;
3. dane organizacji klienta — przez okres trwania umowy oraz do 12 miesięcy po jej zakończeniu, chyba że przepisy lub uzasadnione interesy wymagają dłuższego przechowywania;
4. dane fakturowe i księgowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
5. dane ze zgłoszeń przez formularz kontaktowy — przez okres obsługi zapytania, a następnie do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w celach relacji B2B lub do czasu skutecznego sprzeciwu; dotyczy to również kopii wiadomości u dostawcy poczty transakcyjnej;
6. dane marketingowe — do czasu wycofania zgody, wypisu, skutecznego sprzeciwu albo ustania celu komunikacji;
7. logi techniczne i telemetria operacyjna — 90 dni w Azure Log Analytics, po którym kopia może zostać przeniesiona do archiwum;
8. zdarzenia analityki produktowej — 90 dni, na zasadach opisanych w punkcie dotyczącym analityki produktowej;
9. logi bezpieczeństwa i dzienniki audytowe kont — do 12 miesięcy;
10. powiadomienia w Platformie — 90 dni od utworzenia, niezależnie od tego, czy zostały odczytane;
11. wygasłe sesje użytkowników i zużyte tokeny resetu hasła — usuwane w codziennym przeglądzie retencyjnym;
12. migawki monitorowanych stron specyfikacji wydawców — pięć ostatnich migawek każdego monitorowanego adresu, nie dłużej niż 365 dni od pobrania; zapisy o wykrytych zmianach — 365 dni;
13. PDF-y, workspace’y i dane projektów — przez okres aktywności konta lub organizacji oraz przez okres retencji ustalony dla danego planu lub umowy;
14. pliki usunięte przez użytkownika — 14 dni w mechanizmie usuwania miękkiego magazynu plików; w magazynie włączone jest wersjonowanie, więc wcześniejsze wersje pliku mogą być przechowywane dłużej;
15. dane potrzebne do dochodzenia lub obrony roszczeń — przez okres przedawnienia roszczeń;
16. dane w kopiach zapasowych — do czasu nadpisania lub usunięcia kopii zgodnie z cyklem backupów; dla produkcyjnej bazy danych okres przechowywania kopii wynosi 35 dni.

Część powyższych okresów jest dziś egzekwowana automatycznie (powiadomienia, sesje, tokeny resetu hasła, zapisy o zmianach specyfikacji, migawki oraz anonimizacja kont po upływie okna odzyskania), a część realizowana jest w trybie obsługi zgłoszenia przez Operatora. InnovateAd prowadzi prace nad automatycznym egzekwowaniem pozostałych okresów.

Szczegółowe okresy mogą zostać doprecyzowane w osobnej Polityce retencji danych, Umowie powierzenia danych lub indywidualnej umowie z klientem.

23. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane są przetwarzane, mogą przysługiwać następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych;
2. prawo otrzymania kopii danych;
3. prawo sprostowania danych;
4. prawo usunięcia danych;
5. prawo ograniczenia przetwarzania;
6. prawo przenoszenia danych;
7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania;
8. prawo wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;
9. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji praw można skontaktować się z Operatorem pod adresem:

kontakt@innovatead.pl

Jeżeli żądanie dotyczy danych przetwarzanych przez InnovateAd jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta B2B, InnovateAd może przekazać żądanie właściwemu klientowi jako administratorowi danych albo poinformować osobę o konieczności kontaktu z tym klientem.

24. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych potrzebnych do zawarcia i wykonania umowy, utworzenia konta, wystawienia faktury lub obsługi Platformy jest konieczne, jeżeli klient lub użytkownik chce korzystać z Platformy.

Brak podania danych może uniemożliwić:

1. utworzenie konta;
2. korzystanie z Platformy;
3. wystawienie faktury;
4. obsługę zgłoszenia;
5. przygotowanie oferty;
6. kontakt zwrotny;
7. udział w demo lub okresie testowym.

Podanie danych w celach marketingowych, newsletterowych lub dobrowolnych jest dobrowolne.

25. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

InnovateAd może analizować sposób korzystania z Platformy w celach technicznych, bezpieczeństwa, statystycznych, produktowych i rozwojowych.

Na dzień publikacji niniejszej Polityki prywatności InnovateAd nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływały.

InnovateAd nie wykorzystuje danych użytkowników kont firmowych do profilowania marketingowego w sposób, który prowadziłby do automatycznych decyzji o skutkach prawnych lub podobnie istotnych.

26. Bezpieczeństwo danych

InnovateAd stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych, w szczególności:

1. szyfrowanie transmisji HTTPS;
2. kontrolę dostępu;
3. uwierzytelnianie użytkowników;
4. ograniczenie dostępu administracyjnego;
5. role i uprawnienia;
6. logi bezpieczeństwa;
7. monitoring błędów i dostępności;
8. backupy;
9. separację danych klientów na poziomie logicznym;
10. zarządzanie dostępem do środowisk;
11. procedurę obsługi incydentów;
12. procedurę realizacji praw osób;
13. ograniczanie dostępu do danych wyłącznie do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonania zadań.

Użytkownik powinien:

1. nie udostępniać danych logowania innym osobom;
2. korzystać z unikalnego hasła, jeżeli logowanie odbywa się hasłem;
3. zabezpieczać urządzenie, z którego korzysta;
4. wylogować się po zakończeniu pracy na współdzielonym urządzeniu;
5. zgłaszać podejrzenie nieuprawnionego dostępu do konta.

27. Dane dzieci

Platforma InnovateAd jest przeznaczona wyłącznie dla klientów biznesowych i profesjonalnych użytkowników. Platforma nie jest kierowana do dzieci ani osób niepełnoletnich.

28. Linki do stron zewnętrznych

Platforma może zawierać linki do stron internetowych wydawców, partnerów lub innych podmiotów trzecich.

Operator nie odpowiada za polityki prywatności, polityki cookies, treści ani praktyki podmiotów trzecich. Po przejściu na stronę zewnętrzną użytkownik powinien zapoznać się z dokumentami prywatności tego podmiotu.

29. Zmiany Polityki prywatności

InnovateAd może aktualizować niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w przypadku:

1. zmiany przepisów prawa;
2. zmiany funkcji Platformy;
3. zmiany dostawców;
4. wdrożenia nowych narzędzi analitycznych;
5. wdrożenia nowych funkcji AI;
6. zmiany sposobu logowania;
7. zmiany modelu subskrypcji;
8. rozwoju workspace’ów, dashboardu lub funkcji wydawców;
9. zmiany organizacyjnej lub prawnej Operatora.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie dostępna pod adresem:

https://innovatead.pl/polityka-prywatnosci

30. Historia zmian

Data: [●]
Wersja: 1.0
Opis zmiany: pierwsza wersja dokumentu.